ผู้เขียน หัวข้อ: การดูแลเครื่อง Fax อย่างถูกทาง  (Read 15 times)

ririnrinlada

  • Newbie
  • *
  • กระทู้: 15
    • ดูรายละเอียด
เครื่องแฟกซ์หรือ Fax คือ เครื่องไม้เครื่องมือที่ทำหน้าที่ก๊อบปี้เอกสารให้อยู่ในแบบอย่างดิจิตอลแล้วก็แปลงข้อมูลดิจิตอลให้เปลี่ยนเป็นข้อมูลลงบนกระดาษ ซึ่งข้อมูลดังที่ได้กล่าวมาแล้วสามารถส่งผ่านทางสายโทรศัพท์จากเครื่องโทรสารเครื่องหนึ่งไปยังเครื่องแฟกซ์อีกเครื่องหนึ่งได้ แม้ว่าจะมีระยะทางที่ห่างไกลกันมากมายก็ตามช่วยประหยัดเวลาในการส่งข้อมูลข่าวสารที่ควรจะมีการพิมพ์ออกมาเป็นหลักฐานรับรอง อาทิเช่น สำเนาคำสัญญา สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาเช็ค สำเนาใบเสร็จ เป็นต้น 



เครื่องแฟกซ์หรือเครื่องโทรสารที่จำเป็นต่อสำนักงาน




แฟกซ์สามารถใช้โทรติดต่อสื่อสารได้เสมือนโทรศัพท์ทั่วไป แต่ว่าตัวเครื่องจะมีส่วนที่ปฏิบัติภารกิจสำหรับในการรับ-ส่งเอกสาร คือ น้ำหมึกพิมพ์ที่ปฏิบัติหน้าที่พิมพ์ข้อมูลดิจิตอลที่ได้รับมาลงบนกระดาษ สแกนเนอร์เอกสารสำหรับเปลี่ยนเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิตอลสำหรับเพื่อการส่ง เครื่อง Fax สามารถรับเอกสารได้ 2 แบบ เป็น

แบบอัตโนมัติ คือ ผู้ใช้ทำการตั้งค่าให้เครื่องปฏิบัติภารกิจรับรวมทั้งส่งเอกสารได้ในทันที โดยที่ไม่จำเป็นที่จะต้องทำการกดปุ่มเพื่อรับเอกสาร เหมาะกับองค์กรหรือหน่วยงานที่จำเป็นต้องรับโทรสารเสมอๆ ซึ่งแฟกซ์อย่างนี้จะไม่สามารถที่จะรับสายคุยได้

แบบกึ่งอัตโนมัติ คือ เครื่องโทรสารที่คนรับจำเป็นที่จะต้องกดปุ่มรับก่อน ก็เลยจะสามารถรับเอกสารจากผู้ส่งได้ ด้วยเหตุนี้ผู้ต้องการส่งแฟกซ์จำเป็นจะต้องโทรศัพท์เข้ามาแจ้งกับคนรับเอกสารว่าต้องการส่งโทรสารก่อน ผู้รับเอกสารจึงจะทำกดปุ่มเพื่อรับเอกสารถัดไป

จากความสามารถของแฟกซ์ที่ทำการส่งเอกสารได้อย่างเร็ว ไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกลทำให้เครื่องโทรสารมีการใช้งานเป็นจำนวนมาก แต่ว่าการใช้งานที่ไม่เหมาะสมทำให้เครื่องแฟกซ์ความย่ำแย่ได้ง่าย อายุการใช้งานของเครื่องสั้นลง ซึ่งการใช้งานเครื่องแฟกซ์ที่ดีมีดังนี้
เลือกเครื่อง Fax ให้เหมาะสมกับการใช้งาน เครื่องโทรสารมีการใช้งานกระดาษอยู่ด้วยกัน 2 แบบ คือ แบบ Thermal Paper ที่มีลักษณะเป็นม้วนกลม ตัวกระดาษด้านหนึ่งมีความเงาอีกด้านไม่เงา เพราะว่ามีการฉาบสารเคมีที่เมื่อได้รับความร้อนจากแกนความร้อนส่งไปยังกระดาษ กระดาษส่วนที่ได้รับความร้อนจะปรากฏเป็นเนื้อความแสดงขึ้นมา กับแบบกระดาษธรรมดา ที่เราสามารถใช้กระดาษ A4 ทั่วๆไปสำหรับเพื่อการรับเอกสาร โดยเครื่องจะกระทำใช้หมึกพิมพ์ในเครื่องกระทำการพิมพ์เอกสารออกมาคล้ายกับเครื่องพิมพ์นั่นเอง การเลือกใช้กระดาษขึ้นอยู่กับรูปแบบของการนำไปใช้งานว่าเป็นแบบใด ถ้าหากมีการส่งเอกสารมากกว่าการรับเอกสาร ควรเลือกใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อนด้วยเหตุว่าแกนความร้อนมีความคงทนมีอายุการใช้แรงงานที่นาน แต่ลักษณะของเอกสารที่ได้จะมีความคมชัดน้อย รวมทั้งซีดจางในช่วงเวลาอันเร็วทันใจ แม้กระนั้นหากมีการรับเอกสารที่อยากได้ความแหลมคมชัด ควรจะเลือกใช้กระดาษ A4 สำนักงานพิมพ์ด้วยน้ำหมึกพิมพ์ เพราะว่าเอกสารที่ได้จะมีความคมชัด ไม่ซีดเซียวจางสามารถรักษาได้นาน แต่ถ้าหากไม่มีการใช้งานน้ำหมึกพิมพ์เป็นเวลานาน หัวเข็มคราวทำหน้าที่ฉีดน้ำหมึกพิมพ์บางทีอาจเกิดการตันทำให้ไม่สามารถทำการพิมพ์เอกสารได้ ก็เลยเหมาะกับงานที่มีการรับเอกสารเป็นประจำนั่นเอง
ควรจะหมึกพิมพ์ที่เหมาะสม เครื่องแฟกซ์แต่ละรุ่นจะมีการกำหนดจำพวกของน้ำหมึกพิมพ์ซึ่งสามารถนำมาใช้งานกับเครื่องได้ ว่ามีรุ่นใด แบบใด ยี่ห้อใด ซึ่งส่วนมากเครื่องแฟกซ์ยี่ห้อใดก็ควรจะใช้น้ำหมึกพิมพ์ยี่ห้อนั้น เนื่องมาจากคุณลักษณะของหมึกจะได้รับการออกแบบมาให้เหมาะสมกับเครื่องพิมพ์อยู่แล้ว การใช้หมึกพิมพ์คนละแบรนด์หรือหมึกพิมพ์ที่มีราคาถูกอาจจะส่งผลให้เข็มพิมพ์มีการอุดตันจากน้ำหมึกพิมพ์ที่ไม่ได้คุณภาพได้
ชำระล้างอยู่เป็นประจำ เครื่อง Fax จะมีไฟฟ้าสถิตเกิดขึ้น ทำให้มีการเกาะของฝุ่นผงเกิดขึ้นมาก ซึ่งฝุ่นพวกนี้หากไปติดที่ศีรษะเข็มฉีดน้ำหมึกหรือแกนความร้อนแล้ว จะมีผลให้การพิมพ์เอกสารเกิดความไม่ปกติได้ ดังนั้นก็เลยจำเป็นจะต้องทำความปัดฝุ่นที่แฟกซ์อยู่เป็นประจำทุกวันเพื่อคุ้มครองป้องกันการสะสมของฝุ่น
การดูแลเครื่องแฟกซ์เป็นเรื่องที่ไม่ได้ยากเย็นแต่ว่าจำต้องอาศัยความตั้งใจตั้งแต่กรรมวิธีเลือกใช้เครื่องให้เหมาะสมกับลักษณะของการนำไปใช้งาน โดยถ้าเกิดเน้นส่งควรที่จะเลือกเครื่อง Fax ที่ใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อน แต่ว่าหากอยากได้รับเอกสารควรที่จะทำการเลือกใช้กระดาษกับหมึกพิมพ์รวมทั้งอย่าลืมชำระล้างเครื่องทุกวี่ทุกวัน เพราะนอกจากจะช่วยให้อายุการใช้งานของเครื่องแฟกซ์เพิ่มขึ้นแล้ว ยังช่วยมัธยัสถ์งบประมาณในการจัดซื้อและซ่อมบำรุงเครื่องได้อีกด้วย